Comment établir un cahier des charges de nettoyage professionnel ?

Le cahier des charges est la base d’un contrat de nettoyage professionnel. Il permet au client de décrire son besoin et aux prestataires de répondre sur un périmètre comparable. Sans ce document, les offres peuvent paraître proches alors qu’elles ne couvrent pas les mêmes tâches, fréquences ou moyens.

Un bon cahier des charges n’a pas besoin d’être compliqué. Il doit surtout être précis, mesurable et connecté au fonctionnement réel du site.

1. Présenter le site et son activité

Commencez par les informations générales : localisation, activité, horaires d’ouverture, nombre de bâtiments, superficie approximative, nombre de niveaux, effectifs, fréquentation du public et contraintes d’accès.

Pour un site industriel, ajoutez les horaires de production, zones à accès restreint, flux de véhicules et principales exigences HSE.

2. Découper le site en zones

Le découpage par zone facilite le chiffrage et le suivi. Exemples : accueil, open spaces, bureaux fermés, salles de réunion, sanitaires, kitchenette, escaliers, ascenseurs, parkings, vitrages, ateliers, entrepôts, locaux techniques et espaces extérieurs.

Chaque zone peut ensuite recevoir une fréquence et un niveau de service adaptés.

3. Décrire les tâches attendues

Évitez les formulations vagues comme « nettoyer les bureaux ». Précisez : vider les corbeilles, dépoussiérer les surfaces accessibles, nettoyer les sols, traiter les traces sur portes et interrupteurs, entretenir les sanitaires, nettoyer les miroirs, réapprovisionner les consommables, etc.

Pour les tâches périodiques, indiquez clairement la périodicité : vitres mensuelles, décapage semestriel, grand nettoyage trimestriel, par exemple.

4. Définir les fréquences

La fréquence doit suivre l’usage. Les sanitaires et points de contact peuvent nécessiter un passage quotidien, voire plusieurs passages sur les sites à forte fréquentation. Certaines salles de réunion ou réserves peuvent être traitées moins souvent.

Un tableau zone / tâche / fréquence est souvent la présentation la plus claire.

5. Préciser les horaires et contraintes d’intervention

Indiquez si le nettoyage doit être réalisé avant l’ouverture, après la fermeture ou pendant l’activité. Mentionnez les règles d’accès, badges, zones interdites, confidentialité, bruit, circulation interne et consignes de sécurité.

Ces contraintes peuvent influencer les effectifs et le coût ; mieux vaut les intégrer dès l’appel d’offres.

6. Répartir les responsabilités

Qui fournit les produits, machines, sacs poubelle, savons, papier hygiénique, essuie-mains et équipements ? Qui stocke le matériel ? Qui gère les clés ou badges ? Qui signale une anomalie ? Ces points doivent être écrits pour éviter les zones grises.

Le cahier des charges peut aussi préciser les exigences sur les tenues, EPI et produits autorisés.

7. Définir le contrôle qualité et les SLA

Un contrat est plus facile à piloter lorsque la qualité attendue est mesurable. Prévoir des contrôles terrain, check-lists, audits périodiques, délais de correction et modalités de reporting.

Les SLA peuvent porter sur la présence des équipes, le remplacement des absences, le délai de traitement d’une réclamation ou la conformité d’une zone lors d’un contrôle.

8. Demander une offre financière lisible

Le bordereau de prix doit distinguer la prestation récurrente, les tâches périodiques et les interventions à la demande. Pour les sites multi-sites, demandez si les déplacements et la supervision sont inclus.

Une offre lisible facilite la comparaison et les ajustements futurs.

Mini-modèle de cahier des charges

·        Informations générales : site, adresse, activité, horaires, effectif, superficie.

·        Périmètre : liste des bâtiments et zones.

·        Prestations : tâches détaillées par zone.

·        Fréquences : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, périodique.

·        Moyens : effectifs, matériel, produits, EPI.

·        Organisation : horaires, accès, stockage, interlocuteurs.

·        Qualité : contrôles, indicateurs, délais de correction, reporting.

·        Prix : forfait récurrent, prestations ponctuelles, options et consommables.

Questions fréquentes

Qui doit rédiger le cahier des charges ?

Le client peut le préparer seul ou avec l’aide d’un prestataire lors d’une phase de cadrage. L’essentiel est de conserver la maîtrise des besoins et des critères d’évaluation.

Faut-il imposer le nombre d’agents ?

Pas toujours. Il peut être plus pertinent de définir le résultat attendu et de demander au prestataire de proposer le dimensionnement, sauf contraintes particulières.

À quelle fréquence faut-il revoir le cahier des charges ?

À chaque évolution significative du site, puis périodiquement pour ajuster les fréquences et tâches aux usages réels.

Conclusion

Un cahier des charges bien construit améliore la qualité de l’appel d’offres et du contrat. Il permet de comparer les propositions sur une base commune et donne au futur prestataire un cadre clair pour organiser les équipes, les fréquences et les contrôles.